Ứng dụng làm việc văn phòng Synology Office

Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng sâu rộng, nhu cầu sở hữu một công cụ văn phòng mạnh mẽ nhưng vẫn đảm bảo tính riêng tư và bảo mật đang trở nên cấp thiết. Synology Office chính là lựa chọn đáng giá, khi kết hợp sự tiện lợi của làm việc trực tuyến với khả năng vận hành độc lập trên thiết bị NAS nội bộ. Bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu sâu hơn về công cụ hữu ích này và những lợi ích thiết thực mà nó mang lại cho cá nhân và tổ chức!

Synology Office là gì?

Trước khi khai thác các tính năng và ưu điểm của Synology Office, chúng ta cần hiểu rõ bản chất của công cụ này cũng như vai trò của nó trong môi trường làm việc số.

Synology Office là một bộ phần mềm văn phòng dựa trên nền web, cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa và cộng tác trên tài liệu ngay trong mạng nội bộ. Công cụ này được cài đặt trực tiếp trên hệ điều hành DSM của các thiết bị NAS do Synology phát triển. Thay vì lưu trữ trên các nền tảng đám mây công cộng, Synology Office giúp bạn quản lý và lưu giữ toàn bộ tài liệu trong hệ thống nội bộ, đảm bảo quyền kiểm soát tối đa.

Bộ ứng dụng bao gồm đầy đủ các tính năng cần thiết như soạn thảo văn bản, xử lý bảng tính và tạo bài thuyết trình – tương tự như những gì bạn có thể làm trên Google Docs hoặc Microsoft Office, nhưng không cần kết nối internet liên tục.

>>> Máy chủ R660 fullbox chính hãng

Truy cập dễ dàng từ nhiều thiết bị

Synology Office được thiết kế với mục tiêu hỗ trợ người dùng truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi mà không gặp rào cản về thiết bị hay nền tảng.

Dù bạn đang sử dụng máy tính để bàn, laptop hay thiết bị di động, bạn đều có thể dễ dàng truy cập các tài liệu của mình thông qua giao diện web hoặc ứng dụng Synology Drive. Công cụ này tương thích tốt với nhiều hệ điều hành phổ biến như Windows, macOS, iOS, iPadOS và Android. Việc đồng bộ hóa tài liệu theo thời gian thực giữa các thiết bị giúp quá trình làm việc trở nên liền mạch hơn bao giờ hết.

Đặc biệt, vì tài liệu được lưu trữ trên hệ thống nội bộ của NAS Synology, bạn không cần lo lắng về vấn đề mất kết nối với các dịch vụ bên ngoài – tất cả luôn sẵn sàng phục vụ ngay cả khi không có Internet.

Tối ưu hiệu suất làm việc hàng ngày

Không chỉ dừng lại ở khả năng tạo và chỉnh sửa tài liệu, Synology Office còn mang đến một loạt tính năng được tinh chỉnh nhằm tăng tốc độ làm việc và giảm thiểu thao tác không cần thiết.

Giao diện người dùng của Synology Office được bố trí trực quan, dễ hiểu, giúp người mới bắt đầu cũng có thể nhanh chóng làm quen. Dù là định dạng văn bản, tạo biểu đồ trong bảng tính, hay thiết kế các slide thuyết trình chuyên nghiệp – mọi thao tác đều được thực hiện một cách nhanh chóng và trơn tru.

Ngoài ra, hệ thống phím tắt, các tùy chọn định dạng văn bản nâng cao và chế độ làm việc tập trung sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa trải nghiệm làm việc. Khả năng xử lý tài liệu lớn và nhiều công cụ hỗ trợ phân tích dữ liệu cũng là điểm mạnh nổi bật của nền tảng này.

>>> Máy chủ chính hãng giá cạnh tranh thị trường tại Máy Chủ Việt

Làm việc nhóm hiệu quả hơn với cộng tác thời gian thực

Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, cộng tác là yếu tố then chốt quyết định hiệu quả công việc. Synology Office đã được xây dựng với tính năng cộng tác đồng bộ làm cốt lõi.

Với Synology Office, nhiều người có thể cùng làm việc trên một tài liệu tại cùng một thời điểm. Bất kỳ thay đổi nào cũng được cập nhật ngay lập tức cho tất cả người tham gia. Bạn có thể thêm bình luận, gắn thẻ đồng nghiệp, hoặc thảo luận trực tiếp trên tài liệu mà không cần dùng đến các công cụ giao tiếp bên ngoài.

Việc chia sẻ tài liệu cũng trở nên đơn giản nhờ tính năng tạo liên kết truy cập trực tiếp. Không cần gửi file đính kèm qua email, không còn tình trạng làm việc trên phiên bản lỗi thời – mọi người đều làm việc trên một phiên bản duy nhất, đồng nhất.

Bảo mật dữ liệu là ưu tiên hàng đầu

Khi dữ liệu doanh nghiệp ngày càng trở thành tài sản quý giá, Synology Office cung cấp một môi trường làm việc an toàn, bảo mật tuyệt đối.

Tất cả tài liệu và thông tin người dùng đều được lưu trữ trong hệ thống nội bộ của NAS và được bảo vệ bằng các cơ chế mã hóa tiên tiến như AES-256. Ngoài ra, Synology còn tích hợp chức năng lưu lịch sử chỉnh sửa tài liệu, giúp bạn dễ dàng truy vết thay đổi và phục hồi các phiên bản cũ nếu cần.

Bạn cũng có thể phân quyền cụ thể cho từng người dùng hoặc từng nhóm: ai được phép xem, ai có thể chỉnh sửa – tất cả đều có thể được kiểm soát một cách chi tiết. Điều này đặc biệt quan trọng trong các tổ chức có yêu cầu cao về quản lý thông tin và tuân thủ chính sách bảo mật.

>>> Server T150 vẫn còn hàng tại Máy Chủ Việt nhé

Tương thích tốt với các định dạng văn phòng phổ biến

Một điểm cộng đáng chú ý của Synology Office là khả năng tương thích rộng với các tệp tin văn phòng quen thuộc, đảm bảo người dùng không gặp rào cản khi chuyển đổi công cụ làm việc.

Synology Office hỗ trợ các định dạng như .docx, .xlsx, .pptx, cho phép bạn dễ dàng mở, chỉnh sửa và lưu các tệp tài liệu từ Microsoft Office hoặc Google Docs. Việc nhập và xuất file qua Synology Drive diễn ra nhanh chóng, không xảy ra lỗi tương thích hay mất định dạng.

Bạn cũng không cần cài thêm phần mềm hỗ trợ từ bên thứ ba – mọi thứ đều hoạt động mượt mà ngay trong giao diện của Synology Office. Điều này giúp đảm bảo tính liên tục trong quá trình làm việc mà không gặp sự cố không mong muốn.

Giải pháp không tốn phí bản quyền

Một lợi thế lớn của Synology Office so với các đối thủ khác chính là mô hình chi phí – bạn không cần phải chi tiền mua bản quyền hay trả phí định kỳ để sử dụng phần mềm này.

Synology Office được tích hợp sẵn trong hệ điều hành DSM của NAS Synology, nghĩa là chỉ cần sở hữu một thiết bị NAS tương thích, bạn đã có thể khai thác toàn bộ chức năng mà không phải trả thêm bất kỳ khoản chi phí nào. Đây là một giải pháp cực kỳ tiết kiệm cho doanh nghiệp nhỏ, nhóm làm việc độc lập hoặc tổ chức đang tìm kiếm một công cụ văn phòng hiệu quả mà vẫn tối ưu ngân sách.

Giải đáp một số thắc mắc thường gặp

Nhiều người dùng mới làm quen với Synology Office thường có những câu hỏi phổ biến. Dưới đây là phần giải đáp dành cho bạn:

Cách cài đặt Synology Office như thế nào?

Việc cài đặt Synology Office rất đơn giản – bạn chỉ cần truy cập Package Center trong hệ điều hành DSM, tìm kiếm "Synology Office" và nhấn cài đặt. Toàn bộ quá trình diễn ra tự động, nhanh chóng và không yêu cầu kỹ thuật phức tạp.

Synology Office có thể hoạt động trên những nền tảng nào?

Bạn có thể sử dụng Synology Office thông qua trình duyệt web trên máy tính hoặc thông qua ứng dụng Synology Drive trên thiết bị di động như điện thoại thông minh và máy tính bảng chạy iOS, iPadOS, Android. Điều này mang lại sự linh hoạt tối đa trong công việc.

Có cần mua giấy phép hoặc bản quyền để sử dụng không?

Không. Synology Office là phần mềm miễn phí đã được tích hợp sẵn trong NAS Synology. Bạn không cần mua bản quyền hay thanh toán bất kỳ chi phí sử dụng nào thêm.

Tối đa bao nhiêu người có thể dùng Synology Office cùng lúc?

Số lượng người dùng đồng thời được hỗ trợ sẽ khác nhau tùy theo mẫu NAS bạn đang sử dụng. Để biết con số chính xác, bạn nên truy cập website chính thức của Synology và kiểm tra trong phần thông số kỹ thuật của thiết bị tương ứng.

>>> Xem thêm các thiết bị máy chủ HPE

Synology Office hỗ trợ định dạng file nào?

Công cụ này tương thích với các định dạng tài liệu phổ biến như Word (.docx), Excel (.xlsx), PowerPoint (.pptx), PDF và các định dạng văn bản khác, giúp bạn dễ dàng làm việc với dữ liệu có sẵn từ những nền tảng khác.

Kết luận

Synology Office không chỉ là một công cụ văn phòng nội bộ đơn thuần – nó là một nền tảng cộng tác toàn diện, giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc, đồng thời đảm bảo an toàn tuyệt đối cho dữ liệu của mình. Với khả năng vận hành ổn định, giao diện thân thiện và chính sách sử dụng không tốn phí, Synology Office chính là lựa chọn đáng cân nhắc cho mọi tổ chức, từ nhóm làm việc nhỏ đến doanh nghiệp quy mô lớn.

Bạn đã sẵn sàng chuyển đổi sang môi trường làm việc thông minh, an toàn và chủ động hơn với Synology Office chưa?